連絡メールの送受信について

連絡メールの作成手順

マイページにて団体名をクリック→【メール作成】ボタンをクリック→作成されるメールの種類を選択頂きますと、連絡メール作成画面が表示されます。
宛先の設定や内容の入力などを行って頂き、送信もしくは送信予約を行なってください。

回答付きメールの種類について

読了確認
送信したメールが読まれたかどうかの確認を行えます。
※活用例はコチラをご参考ください。(画像はスマートフォン用アプリの画面となりますので、ご了承くださいませ。)

 

出欠確認
イベントなどの出席、欠席、保留の確認を行えます。
※活用例はコチラをご参考ください。(画像はスマートフォン用アプリの画面となりますので、ご了承くださいませ。)

 

賛否確認
トピックに対して、賛成なのか、反対なのか、棄権なのかの意見の確認を行えます。
※活用例はコチラをご参考ください。(画像はスマートフォン用アプリの画面となりますので、ご了承くださいませ。)

 

アンケート
任意の項目でアンケートが取れます。また、回答も単一選択か複数選択か選ぶことができます。
※活用例はコチラをご参考ください。(画像はスマートフォン用アプリの画面となりますので、ご了承くださいませ。)

 

日程調整
候補日を設定し、日程の調整を行うことができます。また、メール作成者が日程の決定をすることができ、メールの宛先に入っているメンバーのスケジュールに決定した日程を登録をすることができます。
※活用例はコチラをご参考ください。(画像はスマートフォン用アプリの画面となりますので、ご了承くださいませ。)

 

安否確認
緊急時に、安否の確認を行えます。メール送信できるのは、代表者、もしくはグループリーダーとなります。
件名『緊急連絡』で固定、宛先は団体の代表者の方は『団体メンバー全員』、グループリーダーの方は 『所属グループメンバー全員』に固定され、『読了確認』と『コメント欄』、『回答一覧』の機能がついています。
※活用例はコチラをご参考ください。(画像はスマートフォン用アプリの画面となりますので、ご了承くださいませ。)

オプション設定について

回答機能付メールにつきましては、メール作成画面の「オプション設定」にて、下記機能をご利用頂けます。

 

<回答ページにコメント欄を追加する>
設定頂きますと、受信者様の連絡詳細画面にフリーで入力いただけるコメント欄が表示されます。
※WEB版もしくはアプリ版上の表示となります。
※「日程調整」・「安否確認」メールにつきましては、必ずコメント欄が表示される仕様となります。そのため、オプション設定欄にこちらの設定は表示されません。

 

<回答一覧を一般メンバーに公開する>
設定いただきますと、そのメールを受信された一般メンバー様も他の方の回答状況の確認が可能となります。
ただし、団体内で一般メンバー様に名簿が公開されていない場合は、設定は表示されません。
また、団体全体の設定(団体メール設定)にて「常に回答一覧を一般メンバーに公開する」設定にされている場合も設定は表示されません。
※一般メンバー様に対する設定となります。代表者様につきましては、送受信された全てのメールの回答結果の確認が可能です。

 

<回答期限を設定する>
受信者様は、設定された回答期限内でのみ回答登録が可能となります。尚、回答期限内であれば、送信履歴詳細画面より期限の変更や削除が可能です。
※「安否確認」メールは対象外となります。
※設定できる日付は、送信日から90日以内となります。

 

<未回答者に催促する>
設定された日時時点で「未回答」のメンバー様へ連絡メールを再送いたします。尚、送信後も送信履歴詳細画面より催促日時の変更が可能です。
※「日程調整」・「安否確認」メールは対象外となります。
※設定日時時点で、「利用停止」・「配信エラー」・「団体から脱退済み」となっているメンバー様には配信されません。

 

<このメールを他の代表者の送信履歴に加える/
このメールを他の代表者及びグループリーダーの送信履歴に加える>
代表者もしくはグループリーダーのみに表示される設定となります。設定いただきますと、団体内の他の代表者・グループリーダーの送信トレイ内にも、そのメールの送信履歴が表示されます。
尚、該当メールの送信履歴は、全代表者・グループリーダーで共有となりますので、送信者以外の方も送信者様と同様の確認・操作が可能となります。また、どなたかお一人が「ゴミ箱へ移動」などの処理を行われますと、他の方の送信トレイ内の履歴も連動いたしますので、ご注意下さい。

メールの宛先の件数について

メールの宛先の件数は以下のようになっております。

日程調整メール
個別送信は150人までとなります。それ以外(メンバー全員、代表者、その他条件指定)は1000人まで送信可能となります。

日程調整以外のメール
個別送信は150人までとなります。それ以外(メンバー全員、代表者、その他条件指定)は送信できる件数に制限はございません。

未回答者への催促機能について

回答付きメールの作成画面にある「オプション設定」にて「未回答者に催促する」にチェックを入れ、催促日時を設定頂きますと催促メールの送信予約をすることができます。
また、催促メールは、送信後も送信履歴詳細画面の「オプション設定」より設定が可能です。
※回答期限内であれば、何度でも未回答者へ送信することが出来ます。

催促メールの送信
送信トレイよりメールを選択いただき、送信メール詳細画面の「オプション設定」欄の『変更』ボタンより送信予約日時を設定頂けます。
※日時の変更も同手順にて可能です。

催促メールの再送信
送信トレイよりメールを選択いただき、送信メール詳細画面の「オプション設定」欄の『催促メールの再送信』を押下して下さい。 送信予約時刻がダイアログで表示されますので「OK」を押下頂きますと、送信予約日時が設定されます。
尚、送信予約日時を変更される場合は、一旦設定後に『変更』ボタンより日時を変更して下さい。
※一旦催促設定を取り消されますと、未設定の状態となり、『変更』ボタンに変わります。

送信予約メールの宛先設定について

送信予約を行なわれますと、その時点で、その連絡メールの配信対象者が設定されます。
そのため、送信予約時点で、団体に参加されていなかった方や、宛先に指定されているグループに所属になっていなかった方などは、配信対象外となりますので、ご注意下さい。

 

●「団体全員」宛の場合は、送信予約時点で有効な団体内のメンバー(承認待ち・利用停止・配信エラーの方は除く)が、配信対象者として設定されます。
 また、グループ等の「条件指定」の場合には、送信予約時点で、設定された条件に合致する有効なメンバーが配信対象者として設定されます。
●予約後に団体やグループ等に追加(参加)となった方、予約時点では「配信エラー」や「利用停止」中だったため配信対象外となっている方、にも配信を希望される場合には、以前の送信予約メールは取り消し処理を行って頂き、改めて連絡メールの作成や送信予約を行って下さい。
●送信予約時に配信対象となっているメンバーであっても、実際の送信日時時点で、「団体から脱退済み」・「利用停止設定中」・「配信エラー」のいずれかの状態となっているメンバーには配信されません。

送信予約メールの編集と取り消しについて

送信予約中のメール詳細は、「送信トレイ」よりご確認頂けます。

編集について
送信予約メールの宛先や本文等の内容の変更を行なうことはできません。お手数ですが、予約中のメールはお取消頂き、正しい内容にて改めてメールの作成をお願いいたします。
尚、取り消された連絡メール詳細画面にございます【件名と本文をコピーして新規作成】ボタンより、連絡メールの作成を行って頂きますと、元のメールの内容が反映された状態でメール作成画面が表示され、同じ内容のメールが簡単に作成いただけます。

取消について
「送信トレイ」よりメールを選択→メール詳細画面下部の「予約を取り消す」ボタンをクリック→OKにて取消完了となります。

メール作成が出来ない

メール画面の「メール作成」ボタンがグレーで表示されている場合には、団体設定にてメールの作成が出来ない状態となっております。
送信権限等の団体設定は、団体の代表者様の権限となりますので、代表者様にお問い合わせ下さいますようお願いいたします。

宛先として「個別指定」が表示されない

一般メンバー様に団体の名簿が公開されていない場合には、一般メンバー様は個別指定送信を行なうことが出来ません。名簿の公開等の団体設定は、団体の代表者様の権限となりますので、代表者様にお問い合わせ下さいますようお願いいたします。

配信エラーになってしまった

『らくらく連絡網』より連絡メール等の配信後、ご利用の携帯会社やプロバイダー等よりエラー情報が返ってくるということが2回以上続きますと、「配信エラー」となりご利用が一旦止まってしまいます。
マイページの団体の枠内に赤字で「配信エラーになっています。」と表示されている場合は、エラー文言をクリック頂き、「リセット」ボタンにて配信エラーの解除処理を行って下さい。

 

▼アドレス変更をされた場合
旧アドレス宛へのメールがエラーとなっていた場合には、アドレス変更完了後、配信エラーの解除を行っていただきますと、新アドレスにて連絡メールの受信が可能となります。
アドレス変更手続について
※使用端末を変更された場合は、『らくらく連絡網』からのメールが受信できる状態となっているか受信拒否等の設定を併せてご確認下さい。

 

▼アドレスに変更がない場合
受信拒否等の設定により、連絡メールが受信できない状態となっている可能性がございます。
以下ご参考の上、ご確認下さいますようお願いいたします。
受信設定について
※ご利用の携帯会社やメーラー、プロバイダーによって、設定やサービスは異なりますのでご注意下さい。

作成・返信に関するその他機能について

団体メンバー以外の人を追加して、日程調整をしたい

団体メンバー宛に「日程調整」メールをお送り頂きますと、外部用URLが発行されます。
団体メンバー以外の方には、外部用URLをお知らせ頂き、そちらより名前と回答の登録を行って頂くようご案内ください。
回答結果は、団体メンバーと一緒に集計され、ご確認頂けます。

●外部用URLは、メール毎に専用のものが発行され、「連絡メール送信完了画面」・「送信履歴詳細画面」もしくは送信者様の登録アドレス宛に送られる「件名:日程調整付きメールのご利用ありがとうございます」メール内よりご確認頂けます。
●外部用のページは有効期限がございます。有効期限(最終候補日時の1ヵ月後)を過ぎますと、アクセス出来なくなりますので、ご注意下さい。(『らくらく連絡網』の送受信トレイ内の履歴は、引き続きご確認頂けます。)

日程調整メール配信後、新たに追加したメンバーにメールを送りたい場合

日程調整メールは、回答期限内でも「全員へ再送信」「追加メンバーへの再送信」「前回不着だった方への再送」などの再送信機能はございません。
配信後に登録された追加メンバーには、送信者様に配信される「日程調整付きメールのご利用ありがとうございます」メール、もしくは送信メール詳細画面に記載されているURLをご通知頂き、そちらより回答登録を行って頂くようご案内下さい。
※メンバー以外の方と同じ扱いとなりますので、回答時にはお名前も登録いただくようになります。

サブアドレスの利用について

サブアドレスは、各メンバー毎に発行されるメールアドレスとなります。
例えば、団体アドレスを「ren-luck@ra9.jp」に設定している団体の場合、「メンバー番号:15」のメンバーのサブアドレスは、「ren-luck.15@ra9.jp」になります。
サブアドレス宛にメールを送信されますと、該当のメンバー番号の方のみにメールが配信されます。
※団体の所属メンバー以外からの、メールは受け付けません。尚、一般メンバー様は個別送信権限がある場合のみ、サブアドレス宛への送信が可能です。
※受信されたメールのFROMアドレスは、宛先(個別・全員)に関わらず、団体の設定によって表示が異なります。受信メールに返信される場合は、宛先を必ずご確認下さい。(団体の設定が「FROMアドレス:団体アドレス」の場合、そのまま返信されますと団体アドレス宛(メンバー全員宛)への配信となります。)

回答登録について

回答登録について

回答機能付メールを受信された場合は、下記手順にて回答登録を行ってください。

●ご自身が受信されたメール下部に記載されているアクセス/回答用のURLやボタン(WEB版)へアクセス→自動ログイン設定になっていない場合はログイン画面が表示されますので、ご登録中のメールアドレスとパスワードにてログイン→回答登録画面(受信メール詳細画面)が表示されますので、読了確認の場合は「読了確認を報告」、安否確認の場合は「安否を報告」、その他の回答付きメールは回答項目の選択やコメントの入力を行って頂き「回答」ボタンをクリック→OKにて完了となります。
※マイページにログイン頂き、回答登録を行なうことも可能です。
 マイページへログイン→団体名を選択→「メール」→「受信トレイ」のメール一覧よりメールを選択→回答登録が可能です。
※回答済のメールは、ボタンの表示が「送信」に変わります。回答内容を変更される場合は、改めて回答項目の選択やコメント欄の入力を行って頂き、「送信」頂きますと回答内容が上書きされます。(回答期限内、もしくは回答期限の無いメールのみ回答内容の変更が可能です。)

◆アプリ版での回答手順については、下記アプリガイドの「回答登録について」をご参考下さい。

iOS端末をご利用の場合

Androidをご利用の場合

アクセス/回答用のURL・ボタンについて

メール下部に記載されているアクセス/回答用のURLやボタンは、メール毎・メンバー毎に個別のものが発行されております。ご自身が受信されたメールを他のメンバーに転送されても、他の方がそのURLやボタンからメール詳細画面にアクセスすることはできません。
アクセス/回答用のURLやボタンが記載されたメールを転送したり、引用として貼り付ける等は、なさらないようお願いいたします。
(※ご利用端末によって、URLがそのまま表示される場合とボタンとして表示される場合がございます。)

アクセスエラーについて

アクセス/回答用のURLやボタンへアクセス後、「アクセスエラー 他のメンバーのメールを参照しようとしています。受信したメールに記載されたURLにアクセスしてください。」と表示される場合は、下記ご確認下さいませ。

ログイン後、エラーが表示される
アクセス/回答用のURLやボタンへアクセス→ログインをお試し頂いた後にエラーが表示される場合には、その連絡メールを実際に受信された登録アドレスと、ログイン画面で入力されたアドレスが異なっております。
お手数ですが、連絡メールを受信されたご自身のアドレスを今一度ご確認頂き、再度操作をお試し下さい。

アクセス/回答用のURLやボタンへアクセス後、エラーが表示される
自動ログイン設定済みとなっている場合には、自動ログイン設定されているメールアドレスと、その回答付きメールを実際に受信された登録アドレスが異なっておりますとエラーとなってしまいます。
エラー画面の「ログインページへ」ボタンをクリック頂きますと、自動ログインが解除されますので、そのまま正しいアドレスでマイページへログインいただくか、一旦画面を終了頂き、アクセス/回答用のURLやボタンより再度アクセスをお試し下さい。

コメント欄の利用について

「日程調整」・「安否確認」以外の回答機能付メールにつきましては、団体内個人設定もしくはメール作成時の設定にて、「コメント欄を追加する」設定となっているメールに限り、メール詳細画面にコメント欄が表示されます。

コメントは、1通のメールに対し、1人1枠となります。内容を変更して再度送信された場合、コメントの内容は上書きされます。

また、送信されたコメントは、送信者様、そのメールを受信された代表者様にて確認が可能となります。 ただし、下記条件を全て満たしている場合には、そのメールを受信された一般メンバー様もコメント内容の確認が可能です。

・団体設定もしくはメール作成時の設定にて回答結果が公開されている。
・団体設定にて一般メンバー様に対し名簿が公開されている。

※送信者が一般メンバー様の場合、コメント内容の確認には、「団体設定にて一般メンバー様に対し名簿が公開されている」ことが必要となります。
※コメント登録については、通知機能はございません。各連絡メール詳細画面よりご確認ください。

未回答メールの表示について

マイページ、受信トレイに表示される『未回答』アイコンですが、ご自身がまだ回答していないメールについて表示され、回答後はアイコンが消えます。
また、マイページには送信から90日以内でご自身の未回答メールの件数が表示されます。

※アプリ版をご利用で、通知設定にて「メール通知」を選択されていない場合は、サイトやアプリでまだ確認をされていない通常メールに「未読」アイコンが表示され、上記「未回答メール件数」に未読のメール数も加算されます。
※回答件数については、リアルタイムで反映されない場合もございます。その場合には1日お待ち頂き、再度ご確認頂けますようお願い致します。

その他

トレイの切替について

「受信トレイ」や「送信トレイ」などのトレイの切替は、下記手順にて行って頂けます。

パソコンをご利用の場合
履歴一覧上部のタブをクリック頂きますと、切り替わります。

スマートフォンをご利用の場合
「受信トレイ」タブの左横のメニュータブ ()をタップ頂きますとトレイ一覧が表示されますので、ご希望のトレイをタップ頂きますと切り替わります。